資料 送付 送付 状。 【無料テンプレート9選】コピペOK!書類送付状(送り状・添え状)の書き方・7つのポイント!よくある間違いを具体例付きで解説!|Founder(ファウンダー)

「送付状・添え状」ビジネスの書き方とテンプレート!英語も紹介

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送付状の役割と必要なシーン• 送付状の基本構成、作成時のチェックポイント• 送付状のテンプレート2種類 そもそも送付状とは? FAX・郵送・メールなどで書類やデータを受け取るときに、別途「 送付状」を受け取った経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。 「送付状」は 書類や関連物を送る際に添える文面のことで、クライアントや顧客はもちろん、社内に人間に宛てた書類であっても送付状をつけるケースもあります。 送付状には、 送付した書類の概要が簡単に記載されており、送付した相手の情報も記されています。 送付状には「送った書類の内容や枚数などに不備がないか確かめるため」「不明点があれば差出人に問い合わせられるようにするため」「相手への挨拶のため」の3つの意味が込められています。 送付状が必要なシーン 送付状は、郵送・メール添付・ファックス送信・持参など、あらゆるビジネスシーンで必要とされます。 たとえ対面で渡す場合でも、封筒に入れる前に送付状を添えておくのを忘れないでくださいね。 送付状を添えずに書類を送った場合、不快感を覚える人も多いので要注意。 不躾な印象を与えないためにも、送付状を添えるように心がけてください。 送付状は、書類を送付する際に添える手紙のこと• 社外のクライアントや顧客はもちろん、社内の相手にも送付状は必要• 送付状には、差出元・宛先・書類の枚数・書類の内容などを伝える目的がある• 送付状を添えずに書類を送るのは失礼に当たるので要注意• 郵送・FAX・メール・持参など、あらゆる場面でも送付状は用意するべき 個人宛に書類を出す場合の送付状の書き方 前述したように、送付状は社内外問わずあらゆるシーンで必要となります。 できるビジネスパーソンとして成長していくためにも、送付状の書き方や意味をしっかりマスターしておきましょう。 次は、個人宛に書類を送るときの送付状の書き方をご紹介します。 送付状の基本構成や作成時のチェックポイントも解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。 送付状の基本構成 送付状を作成する際には、送付元・宛先・内容などの必要情報をしっかり盛り込む必要があります。 下記の基本構成を参考に、基本構成を理解しておきましょう。 【送付状の6つの基本構成】• 日付(送付日)• 送付元(会社名・部署名・役職・氏名・敬称)• 差出人の署名 (会社名・部署名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなど)• 本文(頭語・時候の挨拶・慶賀の挨拶・感謝の言葉・主文・結語)• 送付物についての詳細(同封書類の名称・枚数・返信が必要な場合は締切も記載) 便せん1枚分にまとめる 送付状は、あくまで送った書類について簡単に説明するためのものです。 送付状に情報を詰め込みすぎてしまうと、結果的に相手に伝わりづらくなってしまうので注意しましょう。 作成時はテキスト量や情報量が多くなりすぎないよう配慮したうえで、 記載すべき情報を簡潔にまとめてください。 「便せんやA4用紙1枚に収まるボリューム」を意識すると、送付状作成時の目安になります。 どうしても情報量が多くなってしまう場合や補足が必要な場合には、電話やメールで別途連絡しておくと親切ですよ。 送付状を書く際のチェックポイント 送付状を作成するときには、決まった書式があります。 受け取った相手に好印象を与えるためにも、送付状のチェックポイントはしっかり確認しておきましょう。 1.書類の右上に送付した日付が記載されている?• 2.書類の左上に宛先が記載されている?• 3.相手の会社名・役職名・名前・個人の名前の後には「様」「御中」がつけられている?• 4.宛先より下の右上に差出人の会社名・役職名・名前・連絡先が記載されている?• 5.タイトルに書類の内容が簡潔にまとめられている?• 6.「拝啓」や「謹啓」などの頭語がある?• 7.本文の前に時候の挨拶が記載されている?• 8.書類の枚数や概要が本文に記載されている?• 9.最後には「敬具」や「謹白」などの結語が記載されている? 手書きのメッセージはあったほうがいいの? 送付状はメールやFAXでの送付時にも必要となるため、書類作成時と同様にパソコンのWordやGoogleドキュメントなどを使用して作成可能です。 「手書きのメッセージがないと失礼に思われそう……」と不安に感じるビジネスパーソンも多いですが、ITが深く浸透した現代において、パソコンで作成した文書は違和感なく受け入れられます。 取引相手と親しい関係性が築けている場合には、一筆箋を使用して簡単にメッセージを添えるのも一案です。 一筆箋は小さく紛失しやすいため、テープやホッチキスなどを利用して書類の先頭にくっつけておきましょう。 日付・送付元・差出人・件名・本文・送付物についての詳細から構成されている• 送付状はA4用紙や便箋1枚に収まるように、簡潔にまとめる• 送付状は手書き、パソコン作成のどちらでもOK 送付状は挨拶文から!知っておきたい頭語と結語について 前述したように、送付状の本文は「挨拶文」から記載する必要があります。 書き出しに丁寧な挨拶文を記すことで、相手への敬意や気遣いを伝えていきましょう。 次は、送付状の本文の書き出しである「挨拶文」の書き方を解説します。 難しい頭語や時候の挨拶をマスターして、ビジネスパーソンとして一層成長していきましょう。 送付状の挨拶文は「頭語+時候の挨拶+ビジネス上の挨拶フレーズ」 送付状の挨拶文は「 頭語+時候の挨拶+ビジネス上の挨拶フレーズ」の3つから構成されています。 親しい友人と会ったときに「〇〇さん、こんにちは。 久しぶりだね。 元気にしていた?」と話しかけるのと同じように、送付状でも最初に相手への挨拶を行います。 <頭語>• 急啓 <時候の挨拶>• 春陽の候(4月)• 向暑の候(6月)• 初秋の候(9月)• 師走の候(12月)• 時節+貴殿におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます• 送付する季節や時期を考慮したうえで、最適な表現を選ぶようにしましょう。 「頭語と結語」の使い方に注意 挨拶文が「〇〇さん、こんにちは。 調子はどう?」だと考えると、送付状の最後には「さようなら、また今度ね」にあたる挨拶も記載しなければなりません。 送付状や挨拶状の最後に記される言葉を「 結語」といい、頭語とセットで用いられます。 頭語と結語は組み合わせが決まっているため、異なる組み合わせで使用しないように注意してくださいね。 【頭語と結語の組み合わせ】• 「拝啓(はいけい)」と「敬具(けいぐ)」• 「謹啓(きんけい)」と「敬白(けいはく)」• 「前略(ぜんりゃく)」と「草々(そうそう)」 送付状でも使う、時候の挨拶とビジネス挨拶 先ほど解説したように、送付状で頭語を記載したあとには、季節の挨拶である「時候の挨拶」や「ビジネス挨拶」が続きます。 ビジネスシーンでは、送付状だけでなくメールや手紙など、あらゆる場面で時候の挨拶とビジネス挨拶を使用します。 ふとした瞬間にサッと口に出せるよう、言葉のストックを増やしておきましょう。 個人宛の送付状で「ご盛栄」は適切ではない 企業宛の挨拶文には「貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」「貴社におかれましては、ますますご盛栄のことと存じます」といったように、「 ご繁栄」という言葉が頻繫に使われます。 ご繁栄は商売や事業が一層発展することを意味した言葉なので、個人宛の送付状に使うのはNG。 送付状を個人宛に送る場合には、 「ご清祥」「ご健勝」を使用するようにしましょう。 ご清祥やご健勝は相手の健康や無事を祝う言葉なので、誰にでも使用できる便利なフレーズですよ。 ビジネスの挨拶文「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」 頭語と時候の挨拶を記載したあとは、ビジネス挨拶に続きます。 送付状の場合には、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」や「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」などを使用するのが一般的です。 頭語と結語はセット!組み合わせどおりに使用する• 頭語のあとは時候の挨拶、ビジネス挨拶と続く• 時候の挨拶は送付する季節によって、適切な表現を選ぶ 【テンプレート】個人宛に送る、送付状の文面例 本記事でご紹介したように、送付状には基本構成や記載すべき内容が決められています。 相手に伝わりやすい送付状を作成するためにも、基本を守りながら簡潔明瞭な送付状を作成しましょう。 最後に、送付状を個人宛に送る場合のテンプレートをご紹介します。 自分なりに適宜変更しながら、ビジネスシーンで役立ててくださいね。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の書類を送いたしますので、ご確認の上ご査収頂けますようお願い申し上げます。 なお、書類内容にご不明点ございましたら、お気軽にお問い合わせください。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 請求書を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いします。 敬具 記(中央) ・請求書1通 以上 個人宛と企業宛の挨拶文を使い分けよう.

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書類送付の案内・メールでの送り方|書類送付状のテンプレートと例文

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書類送付状(送り状・添え状)の見本・サンプル 本テンプレートは書類送付状(送り状・添え状)の書き方の例です。 ワードで作成したビジネス文書形式です。 見積書・請求書などのさまざまなビジネス文書から就職活動や転職活動の際に出す履歴書などを 添付文書・ 添付書類として送る際に使用できます。 シンプル・実用的な送付状(書類送付状)のフォーマットで、さまざまな文書・書類等の送付状・案内状の書き方の例文・文例として利用できます。 書類送付状のジャンルでは人気の高いテンプレートなのですが、書類送付状のテンプレートはほかにも各種ありますので、是非こちらもご参照ください。 なお、 書類送付状の書き方なのですが、次の3つのパートに分けて考えるとよいと思います。 前文・挨拶文(あいさつ文)• 主文・本文• 末文 前文には、「拝啓 時下ますますご清栄…」という定型フレーズを書きます。 そして、末文には、「以下の書類を送付させていただきます。 ご査収くださますよう…」と書きます。 基本的には、この前文と末文だけでも大丈夫ですが、他の書類送付状テンプレートとは異なり、ちょっとした「事情」を記載できるようにしています。 すなわち、書類を送付する事情を説明する必要がある場合には、主文に、「このたびは…」「早速ですが…」などの接続詞から書き始め、簡単に書類を送付する事情を書けばよいかと思います。 タイトルは、「書類送付のお知らせ」としておけば十分でしょう。 文章表現は好みに応じて適宜修正してご利用ください。 また、本テンプレート以外にもさまざまな書式・様式の送付状の雛形・テンプレートがありますので、あわせてご利用ください。 では、書類送付状の見本・サンプル・ひな形・たたき台としてご利用・ご参考にしてください。

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書類送付の案内・メールでの送り方|書類送付状のテンプレートと例文

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1.送付案内状(送付状・送り状)ってなに? 送付案内状とは、請求書などの書類を郵送する際に、一緒に送付したり、FAXを送信するときに添えたりする書面のことをさします。 ここでは、この送付案内状についてご説明します (送付状、書類送付案内書とも言います)。 ・送付状(送付案内状)には、以下の役割があります。 [送付状の主な役割] (1)挨拶をする …本来、文書は持参して手渡しするのが最も丁寧な形です。 それを郵送したりFAX(ファックス)をしたりするわけですから、 言わば口上の代わりのようなものとして、簡単な挨拶文を載せます。 (2)通知する …通知する主な内容には下記のようなものがあります。 用件を知らせる b. 同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる。 書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる。 送付する枚数、数量を知らせる。 (3)補足説明をする …決められた書面に入らない内容を付け加える。 その他にも… 例えば、送付案内書やFAX送り状で通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来るはずです。 そのため、 確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先にFAX文書が届いたときには、ファックス送り状を見た人から 誤送信を教えてもらえることもあります。 [送付状(送付案内状)の使用例](このページで紹介) ・一般的な書類の送付案内状 ・請求書の送付案内状 ・領収書の送付案内状 ・手形送付の案内状 ・FAX文書の送信案内状 送付状はパソコン等で作成する場合が大半です。 パソコンで作成する方が手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。 上記の送付状の記載内容の説明(送付案内状の書き方) 1. 挨拶文 送付状(送付案内状)の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ・ビジネス文書の送り状の場合には、頭語と結語を用います。 [拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、「謹啓」+「敬具」など ・時候の挨拶は不要です。 ・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。 [ビジネス挨拶文の文章例] ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 2. へつづく 【2】請求書の送付状(送付案内状、送り状)の書き方 下記は請求書を郵送するときに、同封する書類の雛形 ひな形 例です。 請求書を郵送する時に、どんな封筒で郵送していますか?普通の定型封筒で請求書を郵送する事業所の場合は、宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりしますが、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する事業所の場合には、請求書の書式の中で、左上にうまく位置合わせをして宛先住所を印字するケースが多いようです。 また、請求書ではなく、送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。 もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、下記の送付状(書類送付の案内状)のテンプレートで、左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしてお使いください。 こうした書類はフォーマット(書式)を一つ作っておくと大変便利です。 テンプレートを作れば請求書以外の書類を送付する場合にもお使いいただけます。 下記に書式の見本を紹介しながら手作りする際のポイントを解説します。 ファックス送付案内状(FAX送付状)の記載内容の説明 1. 挨拶文 挨拶文といっても、FAXの送り状の場合は略式で構いません。 上記のFAX送信案内の見本のようにごく簡単に挨拶文を入れます。 丁寧な文章にしたい場合には、下記の例を参考になさってください。 ビジネス文書の場合には、頭語と結語を用います。 [拝啓]ではじまり、[敬具]で終わる組合せが良く用いられます。 時候の挨拶は不要です。 [ビジネス挨拶文の例] ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 2. 差出人情報 FAX送信状には必ず下記の差出人情報を載せます。 また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送付書を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 FAX送信時の用紙サイズについて ・fax送信用紙としては、A4が一番使いやすいと思います。 ・A4サイズのFAX送信案内書を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が最も高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。 また、最近は普通紙ファックスが多くなっているため、相手方でプリントアウトされる際にも、最もきれいに出力されます。 ・A4をカットしたサイズが用いられることもありますが、こちらからの送信時には、1. 用紙の節約、2. 通信時間の節約になるものの、先方での受信時には普通のA4として出力されることが多く、先方にはあまりメリットはありません。 またB5サイズも同様です。

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